Bagian-bagian Surat

Bagian-bagian surat merupakan unsur yang sangat penting dalam penulisan surat dan harus diperhatikan kelengkapannya. Hal ini bertujuan agar pesan yang disampaikan dapat tepat sasaran. Bagian-bagian surat tersebut antara lain:
1. Kepala/Kop Surat
Bagian surat yang berisikan tentang identitas pengiriman surat. Pada bagian ini terdapat nama dan alamat lengkap pengirim, dan juga sering ditambah dengan informasi mengenai nama dan alamat kantor cabang, serta untuk menarik perhatian orang biasanya kop surat dilengkapi dengan logo atau lambang perusahaan.
Contoh:

2. Tanggal Surat

Dalam aturan surat menyurat, penulisan tanggal tidak boleh disingkat, nama bulan juga tidak boleh ditulis dengan angka. Hal ini dikhawatirkan akan mengakibatkan ketidakjelasan informasi yang diberikan.

Contoh: 2 Oktober 2013

3. Nomor Surat

Penomoran surat sangat penting karena:

- Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang diperlukan (dalam arsip).

- Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan.

- Memudahkan dalam mengetahui waktu saat anda memerlukan hubungan surat menyurat.

Contoh: Nomor: 966/C5/LL/2010

966  = Kode nomor urut surat keluar.

C5   = Kode instansi/unit kerja.

LL   = Kode perihal (biasanya ditulis bulan dalam angka romawi).

2010= Kode tahun.

4. Lampiran

Lampiran adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan pada pengiriman surat tersebut untuk memperjelas isi surat.

Contoh: Lampiran: 1 (satu) Lembar

5. Perihal/Hal

Perihal/hal adalah inti pokok permasalahan yang dibahas pada suatu surat. Berfungsi sebagai bagian yang dapat membantu pembaca surat untuk memahami isi surat dengan cepat.

Contoh: Perihal: Permohonan Izin

6. Alamat Dalam/Alamat Tujuan

Alamat dalam adalah tujuan yang ada dalam surat (tertulis pada surat) yang menyertakan nama dan alamat yang ditulis atau dituju oleh pengirim surat.

Contoh: Kepada Yth.

          Bapak Junaedi Abdillah

          Jalan Pramuka No. 17 Jatiseeng, Ciledug

          CIREBON

7. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah kata sapaan yang disampaikan sebagai wujud penghormatan sebelum memasuki penyampaian informasi.

Contoh: Dengan hormat,

8. Isi Surat

1. Alinea Pembuka

Alinea pembuka merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat.

Contoh: Berdasarkan informasi yang termuat dalam....

2. Alinea Isi

Alinea isi berisikan pesan yang disampaikan oleh si pengirim surat.

Contoh: Kami ingin saudara mengirimkan beberapa barang sebagai berikut.

3. Alinea Penutup

Alinea penutup berisi harapan-harapan si pengirim atau surat yang disampaikan dan sebagai penutup surat.

Contoh: Diharapkan Bapak/Ibu dapat memanggil saya untuk interview.

9. Salam Penutup

Salam penutup merupakan kata sapaan yang disampaikan setelah menyampaikan informasi. Biasanya salam penutup dibuat sama dengan salam pembuka.

Contoh: Hormat kami,

10. Nama Instansi yang Mengirim Surat

Contoh: Kepala Sekolah SMKN 22 Jakarta

11. Tandatangan

Tandatangan berfungsi sebagai bukti kalau surat tersebut resmi dan sah. Ditandatangani oleh pengirim surat.

Contoh:

12. Nama Pengirim Surat

Nama pengirim surat bisa juga disebut sebagai nama yang bertanggungjawab.

Contoh: Sri Isnaeni A

13. Jabatan Pengirim Surat

Contoh: Direktur Utama

14. Tembusan

Tembusan adalah nama bagian yang juga harus melihat/menyimpan surat tersebut. Kalau kita ingin mengirimkan surat ke sekolah dan yang menerima TU, tetapi kepala sekolah dan wakil kepala sekolah juga harus tahu, maka ditulis tembusan Kepala Sekolah dan Wakil Kepala Sekolah.

Contoh: Kepala Sekolah

          Wakil Kepala Sekolah

15. Inisial

Inisial adalah singkatan dari nama yang mengonsep surat dan mengetik surat. Inisial tidak wajib dicantumkan dalam surat.

Contoh: MT/J

MT= Muhammad Taufik (yang mengonsep surat)

J = Jalmo (yang mengetik surat)